KI für
die Jugendhilfe

NEXTYA ist die fachlich spezialisierte KI für die Jugendhilfe: – Berichtsgenerator: entwirft aus deiner Dokumentation Berichte für Jugendämter. – Fachassistent: beantwortet Fragen zu Methoden, Recht und Theorien der Sozialen Arbeit. – Übersetzung von Berichten und Dokumenten. – Dolmetscher für kurze Gespräche. Übersetzung und Dolmetscher gibt es in je bis zu 10 Sprachen, z. B. Arabisch, Türkisch, Ukrainisch. Klientendaten werden in Deutschland gespeichert, die KI-Verarbeitung läuft nur in der EU.

Für Sozialarbeiter:innen in der Jugendhilfe bei freien Trägern, die regelmäßig Berichte für Jugendämter schreiben, egal welches Dokumentationssystem du nutzt. Der KI-Fachassistent ist auch für Berufseinsteiger:innen wertvoll, die schnell fachliche Antworten zu Methoden oder Rechtsgrundlagen brauchen.

Berichtsgenerator: Du fügst deine Dokumentation ein (Text kopieren oder PDF hochladen, auch gescannte PDFs per Texterkennung), wählst die Vorlage, und die KI schreibt einen Entwurf nur aus deinen Quelltexten. Du liest und bestätigst jeden KI-Abschnitt, änderst im Text oder per Bericht-Chat und startest auf Wunsch „Bericht prüfen“. Dann exportierst du als Word oder PDF. Fachassistent: Du stellst Fachfragen zu Methoden, Recht oder Theorien der Sozialen Arbeit. Verweist er auf Gesetze oder Literatur, nennt er die Quellen. Gute Antworten speicherst du in der Bibliothek.

Nein. NEXTYA ist ein Berichtsgenerator und Fachassistent, kein Dokumentationssystem. Du kannst dein bestehendes System (z.B. Kilanka, casavi) weiter nutzen und die Dokumentation per Copy-Paste oder PDF-Upload in NEXTYA einfügen. Der Fachassistent funktioniert komplett unabhängig von der Berichterstellung.

Samuel Zimmermann. Seit über 6 Jahren bin ich in der Jugendhilfe unterwegs, vom betreuten Wohnen in Berlin bis zur Teamleitung in der ambulanten Erziehungshilfe München. Mich hat immer gestört, nicht die Tools zu haben, die meine Arbeit wirklich vereinfachen. Deshalb baue ich NEXTYA, eine DSGVO-konforme KI-Assistenz für Sozialarbeiter:innen, die Berichtsprozesse und fachliche Recherche effizienter gestaltet, für mehr Zeit mit Klient:innen und fachlichen Austausch. Direkt erreichbar unter support@nextya.de.

Ja. Klientendaten werden in Deutschland gespeichert (Datenbank in Frankfurt, Server und Backups in Nürnberg). Wir haben Auftragsverarbeitungsverträge mit allen Dienstleistern. Klientendaten werden nie zum KI-Training verwendet.

Wo: Klientendaten werden in Deutschland gespeichert, die Datenbank bei Supabase in Frankfurt. Die KI (Claude über AWS Bedrock) und die Texterkennung gescannter PDFs laufen nur in AWS-Rechenzentren der EU. Verschlüsselte Sicherungskopien liegen auf Hetzner-Servern in Nürnberg. Klientendaten verlassen die EU nicht. Wie: Alle Daten sind verschlüsselt, bei der Übertragung und auf den Servern (Fachbegriffe: TLS bzw. AES-256). Klient:innen und Berichte sieht nur das eigene Team, die Verwaltung sieht sie nicht. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist bei KI-Anwendungen nicht möglich, weil die KI den Text lesen muss. Wie lange: Berichte und Klient:innen bleiben, bis sie gelöscht werden. Fachkräfte archivieren, endgültig löschen kann die Teamleitung. Gelöschtes verschwindet sofort aus den aktiven Systemen, aus den verschlüsselten Sicherungskopien nach spätestens 7 Tagen (lokal) bzw. 30 Tagen (extern). Das Aktivitätsprotokoll (ohne Inhalte) wird nach 12 Monaten gelöscht. Exportierte Word- und PDF-Dateien speichern wir nicht, sie landen direkt in deinem Browser. Fachassistent: Dein Gesprächsverlauf bleibt nur im Browser dieses Geräts. Er verschwindet, wenn du „Neues Gespräch“ klickst oder dich abmeldest. Wählst du eine Klient:in aus (erst mit AVV möglich), gehen ihre Berichtsdaten nur für diese eine Anfrage an die KI. Wir zählen nur, dass eine Anfrage stattfand, nie den Inhalt. Nichts wird zum Training genutzt. Dauerhaft gespeichert wird eine Antwort nur, wenn du sie in die Bibliothek legst: „Für mich“ (vorausgewählt) oder fürs Team. Antworten zu einer Klient:in sind mit ihr verknüpft und werden mit ihr gelöscht. Löschen kann sie, wer sie gespeichert hat. Geteilte Antworten kann auch die Teamleitung löschen.

Ja. Klientendaten bleiben in der EU: Gespeichert werden sie in Deutschland, KI und Texterkennung laufen in EU-Rechenzentren von AWS. Unsere E-Mails (z. B. „Bericht liegt zur Prüfung“) enthalten keine Falldaten. Mit allen Dienstleistern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge. Bei Anbietern mit Sitz in den USA kommt eine zusätzliche Absicherung nach EU-Recht dazu (EU-Standardvertragsklauseln oder EU-US-Datenschutzrahmen). Klientendaten werden nicht zum KI-Training genutzt und nicht an Dritte weitergegeben.

Drei Unterschiede: 1) Datenschutz: Mit einem privaten ChatGPT-Konto hat dein Träger keinen Auftragsverarbeitungsvertrag und keine Kontrolle, wo Klientendaten landen. NEXTYA verarbeitet sie nur in der EU, ohne Training, mit AVV und Aktivitätsprotokoll. 2) Fachlichkeit: NEXTYA kennt SGB VIII, Hilfeplanverfahren und die Vorlagen der Jugendämter, ohne dass du es jedes Mal erklärst. 3) Arbeitsablauf: NEXTYA schreibt den Entwurf direkt in die Vorlage, mit Kopfdaten und je nach Vorlage Briefkopf. Du prüfst, bestätigst und exportierst als Word oder PDF.

Ja, und das ist gewollt. Du liest und bestätigst jeden KI-Abschnitt einzeln. Die fachliche Verantwortung bleibt immer bei dir.

NEXTYA prüft an vier Stellen: – Direkt nach dem Schreiben: nur feste Prüfungen, etwa ob ein wörtliches Zitat so in deiner Doku steht. – „Bericht prüfen“ (freiwillig, nachdem du die Abschnitte gelesen und bestätigt hast): Rechtschreibung, Grammatik und grobe Fehler, etwa eine erfundene Angabe, ein klarer Widerspruch zu deiner Doku oder ein Platzhalter. Höchstens 5 Hinweise je Prüfung. – Im Bericht-Chat: Auf Wunsch prüft NEXTYA Fachsprache und Sicht des Jugendamts. Dort fragst du auch, woher eine Angabe stammt. – Beim Abgeben und beim Export: eine kurze Prüfung von Rechtschreibung und Zeichensetzung im Berichtstext. Vorschläge übernimmst du per Klick oder verwirfst sie, ähnlich wie die Korrekturhilfe in Word. Exportieren kannst du auch ohne „Bericht prüfen“.

NEXTYA nimmt eine Gefährdung, die in deiner Doku steht, immer in den Bericht auf und schwächt sie nie ab. Ob sie richtig und vollständig beschrieben ist, prüft keine KI automatisch: Das beurteilst du, die Teamleitung liest gegen. Der Fachassistent trifft keine Gefährdungseinschätzung und verweist auf die insoweit erfahrene Fachkraft (ISEF).

Ja. Mit „Zur Korrektur geben“ gibst du deinen Bericht an deine Teamleitung oder zuerst an eine Kollegin zum Gegenlesen. Sie markieren Textstellen, schreiben Anmerkungen und machen konkrete Änderungsvorschläge direkt im Text — ähnlich wie „Änderungen nachverfolgen“ in Word. Vorschläge übernimmst du per Klick oder lehnst sie ab. So funktioniert kollegiale Beratung direkt im Bericht, ohne E-Mail-Pingpong.

Jedes Jugendamt hat eigene Vorgaben. Für alle gibt es den NEXTYA Entwicklungsbericht und einen Übergabebericht, für Träger in München den Hilfeprozessbericht des Stadtjugendamts. Die Vorlage deines Jugendamts oder eigene Formulare (z. B. für Urlaubsvertretungen) richten wir für euch ein, so wie sie vorgegeben sind: je nach Plan 3, 5 oder unbegrenzt viele, nacheinander. Bei Eingang nennen wir euch den Termin. Schickt uns an support@nextya.de die Vorgabe oder ein leeres Formular, keinen echten Bericht.

Eine Pauschale je Organisation, egal wie viele Nutzer:innen. Alle Pläne enthalten alle Funktionen. – Starter: 99 €/Monat, ca. 6 Berichte, 3 eigene Vorlagen – Standard: 199 €/Monat, ca. 12 Berichte, 5 eigene Vorlagen – Träger: 399 €/Monat, ca. 25 Berichte, unbegrenzt eigene Vorlagen, dazu eine Online-Einführung für Leitungen und Teams Die Berichtszahl ist ein unverbindlicher Richtwert für das monatliche KI-Volumen, inklusive Prüfung, Chat und Fachassistent. Die eigenen Vorlagen richten wir für euch ein. Monatlich kündbar, bei jährlicher Zahlung zum Ende des Vertragsjahres. Bei jährlicher Zahlung sparst du 2 Monate. Nach der Registrierung testest du 30 Tage lang alle Funktionen kostenlos.

Bei 80 % weist NEXTYA Verwaltung und Teamleitung darauf hin. Ist das Volumen aufgebraucht, gibt es automatisch 10 % Kulanz. Danach pausieren neue KI-Aktionen bis zum Monatsersten; Lesen, Bearbeiten, Freigeben und Export gehen immer. Ein größerer Plan wirkt sofort und wird für den laufenden Zeitraum anteilig berechnet, eine Aufstockung gibt es auf Anfrage an support@nextya.de. Nicht genutztes Volumen verfällt zum Monatsende.

Ja. Die Verwaltung kündigt unter Einstellungen → Plan & Vertrag → „Abonnement verwalten“. Die Kündigung gilt zum Monatsende, bei jährlicher Zahlung zum Ende des Vertragsjahres. Bis dahin geht alles weiter. Danach pausieren die KI-Funktionen, eure Berichte bleiben lesbar und exportierbar. Du willst dein eigenes Konto löschen? Das kann nur die Verwaltung. Wende dich an sie: Sie archiviert dein Konto (Login gesperrt) oder veranlasst die Löschung. Deine Kommentare und Vorschläge in Team-Berichten bleiben als „Ehemaliges Teammitglied“ stehen. Sie gehören zur Akte des Trägers.

Ja, ohne Aufpreis je Person. Die Verwaltung lädt Teamleitungen und Fachkräfte ein, die Teamleitung ihre Fachkräfte. Jede Einladung ist persönlich, gilt 7 Tage und nur einmal. Jeder Standort arbeitet gemeinsam an seinen Klient:innen und Berichten. Andere Standorte und die Verwaltung sehen diese Daten nicht.

Ja. Die Verwaltung eures Trägers unterschreibt den AVV digital unter Einstellungen → Plan & Vertrag. Bei kleinen Trägern ohne Verwaltung macht das die Teamleitung. Ohne AVV lassen sich keine Klient:innen und Berichte anlegen und keine Klientendaten an die KI geben, allgemeine Fachfragen gehen trotzdem. Der AVV enthält die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Lesen kannst du ihn jederzeit unter nextya.de/avv.

NEXTYA schreibt Entwürfe, keine fertigen Berichte. Jeden KI-Abschnitt liest und bestätigt die Fachkraft einzeln, vorher lässt sich der Bericht nicht exportieren. Die fachliche Verantwortung bleibt bei ihr, wie bei jedem Arbeitswerkzeug. Wie wir haften, regelt § 7 unserer AGB.

Berichte exportierst du jederzeit als Word oder PDF, unter Einstellungen → „Meine Daten exportieren“ bekommst du deine Daten als ZIP. Nach einer Kündigung bleiben eure Berichte lesbar und exportierbar. Die ganze Organisation löscht die Verwaltung, oder wir auf Anfrage an support@nextya.de. Die Daten verschwinden dann sofort aus den aktiven Systemen und nach spätestens 30 Tagen aus den Sicherungskopien. Eure Berichte gehören euch.

NEXTYA läuft auf deutschen Servern (Hetzner, Nürnberg) und wird laufend überwacht. Wir streben eine Verfügbarkeit von 99,5 % pro Monat an. Bei geplanten Wartungsarbeiten wirst du vorab informiert. Den aktuellen Status siehst du unter status.nextya.de.

Per E-Mail an support@nextya.de. Wir antworten werktags in der Regel am selben oder nächsten Werktag. Schick uns bei Fehlern die Support-Referenz (z. B. NX-K7M3PQ) aus der Meldung, nie Klientendaten.