Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung von NEXTYA, einer KI-gestützten Software zur Berichtserstellung in der Sozialen Arbeit. Betreiber ist Samuel Zimmermann, Trappentreustr. 43, 80339 München (nachfolgend “Anbieter”).

Mit der Registrierung akzeptiert der Nutzer diese AGB sowie die Datenschutzerklärung.

NEXTYA richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen, insbesondere Träger und Einrichtungen der Sozialen Arbeit sowie selbstständig tätige Fachkräfte. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

§ 2 Leistungsumfang

NEXTYA unterstützt Fachkräfte der Sozialen Arbeit bei der Erstellung von Berichten für Jugendämter. Die Software nutzt KI-Modelle zur Texterstellung. KI-generierte Inhalte werden als solche gekennzeichnet und müssen von der Fachkraft geprüft und explizit freigegeben werden.

Darüber hinaus bietet NEXTYA einen KI-gestützten Fachassistenten für fachliche Fragestellungen zu Methoden, Recht und Theorien der Sozialen Arbeit sowie zu den Lebensbereichen der Klientinnen und Klienten, in denen Fachkräfte im Rahmen der Hilfe unterstützen. Der Fachassistent umfasst eine Übersetzungsfunktion für die Kommunikation mit fremdsprachigen Familien sowie allgemeine Informationen zu arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen; eine Prüfung oder Bewertung des Einzelfalls findet nicht statt. Im Fachassistenten können PDF-Dateien zur Analyse hochgeladen und optional ein Klient ausgewählt werden, um Antworten im Kontext bestehender Berichtsdaten zu erhalten. Die Antworten des Fachassistenten sind Arbeitshilfen und stellen keine Rechtsdienstleistung im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes (RDG) dar.

§ 3 Verantwortung der Fachkraft

Die Fachkraft trägt die volle Verantwortung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit der erstellten Berichte. NEXTYA ist ein Werkzeug zur Unterstützung, kein Ersatz für fachliche Einschätzung. Jeder KI-generierte Abschnitt muss vor der Verwendung von der Fachkraft geprüft und bestätigt werden.

§ 4 Datenschutz

Klientendaten werden ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert (Datenbank in Frankfurt, KI-Verarbeitung in AWS-Regionen der EU). Es findet kein Training von KI-Modellen mit Nutzerdaten statt. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Mit der Verarbeitung personenbezogener Klientendaten wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO angeboten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

§ 5 Verfügbarkeit

NEXTYA wird mit bestmöglicher Verfügbarkeit bereitgestellt. Eine Garantie für ununterbrochene Erreichbarkeit wird nicht übernommen. Geplante Wartungsarbeiten werden vorab angekündigt.

§ 6 Nutzung mit personenbezogenen Daten

Der Nutzer versichert, dass er über die erforderliche Berechtigung verfügt, personenbezogene Daten in NEXTYA zu verarbeiten. Insbesondere bei der Verarbeitung von Klientendaten im Rahmen der Berichterstellung ist die Genehmigung des zuständigen Trägers (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO) erforderlich.

Die Nutzung des Fachassistenten für allgemeine fachliche Fragen ohne personenbezogene Daten ist ohne gesonderte Genehmigung möglich. Die Eingabe personenbezogener Klientendaten — gleich über welchen Weg (Chat-Eingaben, zu übersetzende Nachrichten, PDF-Uploads oder Klient-Kontext) — setzt die Genehmigung des zuständigen Trägers (Verantwortlicher im Sinne der DSGVO) voraus. Dies gilt insbesondere für die Übersetzung von Nachrichten von oder an Familien.

Vor der Verarbeitung von Klientendaten schließt der Träger den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab; ohne AVV ist die Berichtserstellung technisch gesperrt.

§ 7 Haftung

Die Haftung des Anbieters für Schäden, die aus der Nutzung von KI-generierten Inhalten entstehen, ist ausgeschlossen, sofern die Fachkraft ihrer Prüfpflicht nicht nachgekommen ist. Für die Korrektheit der KI-Ausgaben wird keine Gewähr übernommen.

Die Haftung des Anbieters ist bei leichter Fahrlässigkeit auf die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) beschränkt und der Höhe nach auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Dies gilt nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit.

§ 8 Gewährleistung

NEXTYA wird “wie besehen” (as is) bereitgestellt. Der Anbieter gewährleistet die grundsätzliche Funktionsfähigkeit der Software, übernimmt jedoch keine Garantie für die inhaltliche Richtigkeit oder Vollständigkeit KI-generierter Texte. Die fachliche Prüfung obliegt der nutzenden Fachkraft.

Mängel können per E-Mail an support@nextya.de gemeldet werden. Der Anbieter bemüht sich um zeitnahe Behebung.

§ 9 Nutzungsrechte

Der Anbieter räumt dem Nutzer für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein einfaches, nicht übertragbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung von NEXTYA ein. Die Software darf ausschließlich für die im Leistungsumfang beschriebenen Zwecke verwendet werden.

Die vom Nutzer erstellten Berichte und eingegebenen Inhalte verbleiben im Eigentum des Nutzers. Der Anbieter erwirbt hieran keine Rechte.

§ 10 Vergütung und Zahlungsbedingungen

Die Nutzung von NEXTYA ist kostenpflichtig. Es stehen drei Pläne zur Verfügung: Starter (99 €/Monat bzw. 990 €/Jahr), Standard (199 €/Monat bzw. 1.990 €/Jahr) und Träger (399 €/Monat bzw. 3.990 €/Jahr). Der Preis ist eine Pauschale je Organisation. Alle Pläne enthalten alle Funktionen und eine unbegrenzte Zahl von Nutzer:innen. Sie unterscheiden sich im KI-Volumen (§ 10a) und in der Zahl eigener Berichtsvorlagen, die der Anbieter einrichtet: Starter drei, Standard fünf, Träger unbegrenzt viele. Neue Vorlagen richtet der Anbieter nacheinander in der Reihenfolge des Eingangs der vollständigen Formulare innerhalb angemessener Frist ein; den voraussichtlichen Zeitpunkt teilt er bei Eingang mit. Solange Rückfragen des Anbieters zum Formular offen sind, läuft die Frist nicht. Ein Anspruch auf Einrichtung zu einem bestimmten Zeitpunkt besteht nicht. Der Plan Träger enthält zusätzlich einmalig eine Online-Einführung (Videotermin mit Beispieldaten) für Leitungen und Teams. Eine eigene Berichtsvorlage ist ein Berichtsformular des Kunden (z. B. eines Jugendamts), das der Anbieter nach Vorgabe des Kunden in NEXTYA einrichtet; die Anpassung einer eingerichteten Vorlage an eine neue Fassung desselben Formulars gilt nicht als weitere Vorlage. Formulare für Mitteilungen nach § 8a SGB VIII sind nicht enthalten und bedürfen einer gesonderten Vereinbarung. Vor dem 1. November 2026 eingerichtete oder zugesagte eigene Vorlagen bleiben erhalten und werden auf diese Zahl nicht angerechnet. Bei einem Wechsel in einen kleineren Plan bleiben eingerichtete Vorlagen nutzbar; neue werden erst eingerichtet, wenn die Zahl des neuen Plans unterschritten ist. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Individuell vereinbarte Rabatte werden im Bestellvorgang als Rabattcode hinterlegt und gelten für die Laufzeit des Vertrags.

Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin). Es gelten die jeweiligen Preise zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses.

Nach der Registrierung steht eine 30-tägige kostenlose Testphase mit allen Funktionen zur Verfügung. Wird in der Testphase ein Plan gebucht, beginnt die Abrechnung erst nach ihrem Ende; das KI-Volumen des gebuchten Plans gilt ab der Buchung. Endet die Testphase ohne gebuchten Plan, bleiben Lesen, Bearbeiten, Export und Löschen der Daten möglich; die KI-Funktionen sind pausiert, bis ein Plan gebucht wird.

Organisationen, die den bis Oktober 2026 angebotenen kostenlosen Plan nutzen, erhalten nach einer Mitteilung in Textform eine kostenlose Testphase mit allen Funktionen bis zu dem in der Mitteilung genannten Monatsende, das mindestens vier Wochen nach der Mitteilung liegt; danach gelten die Regeln dieses Paragraphen.

§ 10a KI-Volumen

Jeder Plan enthält ein KI-Volumen je Kalendermonat (Zeitzone Europe/Berlin) für die gesamte Organisation. Es bemisst sich nach dem tatsächlichen Verarbeitungsaufwand der KI-Funktionen (unter anderem Erstellung und Überarbeitung von Berichten, Prüfung, Bericht-Chat, Fachassistent, Hilfe, Übersetzung und Texterkennung). Das KI-Volumen dient dem Schutz vor Missbrauch und vor unvorhersehbaren Kosten. Das Volumen des Plans Standard ist doppelt, das des Plans Träger viermal so groß wie das des Plans Starter. Die Testphase enthält für ihre gesamte Dauer einmalig 80 % des monatlichen Starter-Volumens; wird in der Testphase ein Plan gebucht, gilt ab der Buchung das Volumen des Plans, mindestens aber das der Testphase. Den aktuellen Verbrauch sehen Verwaltung und Teamleitung in den Einstellungen als Prozentwert.

Als Richtwert reicht das Volumen nach unserer Kalkulation für ca. 6 (Starter), 12 (Standard) bzw. 25 (Träger) Berichte im Monat einschließlich Prüfung, Chat und Fachassistent. Der Richtwert ist unverbindlich; der tatsächliche Verbrauch hängt vor allem von der Länge der Quelltexte und der Zahl der Überarbeitungen ab. Ein Anspruch auf eine bestimmte Zahl von Berichten besteht nicht.

Ab 80 % des Volumens weist NEXTYA in der Anwendung darauf hin. Ist das Volumen aufgebraucht, stellt der Anbieter ohne Aufpreis zusätzlich 10 % zur Verfügung. Ist auch dieses verbraucht, sind neue KI-Aktionen bis zum Beginn des nächsten Kalendermonats pausiert. Lesen, Bearbeiten, Freigeben, Export und Löschen bleiben jederzeit möglich. Eine Nachberechnung erfolgt nicht. Der Wechsel in einen größeren Plan wirkt sofort; die Preisdifferenz für den laufenden Abrechnungszeitraum wird anteilig sofort berechnet. Der Wechsel in einen kleineren Plan wirkt zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums. Eine Aufstockung ist auf Anfrage an support@nextya.de möglich.

Nicht verbrauchtes Volumen verfällt zum Monatsende und wird nicht auf Folgemonate übertragen. Bei jährlicher Zahlung gilt das Volumen ebenfalls je Kalendermonat.

Unabhängig vom KI-Volumen gelten zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung technische Grenzen je Nutzerkonto, zum Beispiel für KI-Anfragen pro Stunde und für die Länge der Quelltexte.

Der Anbieter darf das KI-Volumen der Pläne jederzeit erhöhen. Eine Verringerung gilt nur für Verträge, die nach ihrer Veröffentlichung geschlossen werden.

§ 11 Vertragslaufzeit und Kündigung

Das Nutzungsverhältnis wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Seiten jederzeit ohne Angabe von Gründen gekündigt werden.

Bei kostenpflichtigen Plänen wird die Kündigung zum Ende des jeweils laufenden Abrechnungszeitraums (Monat bzw. Vertragsjahr) wirksam; bis dahin bleibt der Zugang vollständig bestehen. Eine anteilige Erstattung bereits gezahlter Entgelte für den laufenden Abrechnungszeitraum erfolgt nicht; ausgenommen ist die Kündigung nach § 5 des Auftragsverarbeitungsvertrags (Widerspruch gegen einen neuen Unterauftragsverarbeiter), dann erstattet der Anbieter im Voraus gezahlte Entgelte für die Zeit danach anteilig. Das Recht beider Seiten zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Der Nutzer kann sein Konto jederzeit in den Einstellungen löschen. Mit der Löschung werden die Daten sofort aus den aktiven Systemen entfernt (Art. 17 DSGVO), sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In verschlüsselten Datensicherungen verbleiben sie bis zu deren automatischem Ablauf: lokal nach 7 Tagen, extern nach spätestens 30 Tagen.

Der Anbieter kann das Nutzungsverhältnis mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende kündigen. Bei schwerwiegenden Verstößen gegen diese AGB ist eine fristlose Kündigung möglich.

§ 12 Verfügbarkeit (SLA)

Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99,5 % pro Kalendermonat an (gemessen an der Erreichbarkeit der Hauptanwendung unter nextya.de). Geplante Wartungsarbeiten finden nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten statt und werden vorab per E-Mail oder In-App-Hinweis angekündigt. Geplante Wartungszeiten zählen nicht als Ausfallzeiten.

Der aktuelle Status ist unter status.nextya.de einsehbar. Bei Störungen informiert der Anbieter zeitnah über die Status-Seite.

§ 13 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist München, sofern der Nutzer Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streitbeilegung (OS) bereit. Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.